Tout ce qu'il faut savoir sur la facture proforma !

Dans le cadre des échanges internationaux de marchandises, que ce soit à titre commercial ou non, certains documents sont incontournables pour passer les douanes sans encombre. Parmi eux, la facture ! Elle permet de déclarer les marchandises, d’assurer le calcul des droits de douane et des taxes, et de garantir la conformité avec les réglementations douanières locales et internationales.

Ce guide a pour objectif de vous expliquer en détail l’utilité de la facture proforma et dans quels cas l’utiliser.

Table des matières

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Le terme « pro forma » est une expression latine qui signifie « pour la forme » ou « à titre formel ». Il est utilisé dans divers contextes pour désigner un document ou une action réalisée à titre indicatif, pour respecter les formalités ou les conventions, mais sans avoir de valeur légale ou comptable immédiate.

Lorsqu’un document est désigné comme « pro forma », cela signifie qu’il est produit pour des raisons administratives ou à titre provisoire. Il n’engage pas formellement l’une ou l’autre des parties sur le plan juridique ou financier, contrairement à des documents définitifs. La facture proforma n’a pas de valeur légale ni comptable. Elle n’est pas utilisée pour le paiement, ni pour les obligations fiscales. Elle est à différencier de la facture commerciale qui est, au contraire, une facture officielle. Elle constitue la preuve légale de la transaction et est utilisé pour le paiement.

La facture proforma est un document indispensable pour le transit international des marchandises. Elle est utilisée pour déclarer aux autorités douanières le contenu, la valeur et l’origine des marchandises expédiées. Ce document permet aux autorités de calculer les droits de douane et les taxes qui s’appliquent à l’importation.

Dans quel cas utiliser une facture proforma ?

Dans certains cas, des marchandises peuvent être envoyées à titre gratuit, comme des échantillons, des cadeaux ou des dons. Même dans ces situations, une facture douanière est obligatoire. Etant donné que ces échanges ne susciteront aucun paiement, l’utilisation d’une facture proforma sera indispensable. Elle permettra de déclarer la valeur des marchandises, même si elles ne font pas l’objet d’une vente commerciale.

Voici quelques exemples de situations où une facture proforma peut être requise pour des envois gratuits :

Cadeaux personnels : Même pour les cadeaux envoyés entre particuliers, il est nécessaire de fournir une facture pour douane. La valeur des biens doit être indiquée, même si aucun paiement n’a été effectué.
Échantillons sans valeur commerciale : Les entreprises envoient souvent des échantillons de produits à des clients ou des partenaires potentiels. Bien qu’il n’y ait pas de transaction commerciale, une facture doit être fournie, précisant que les marchandises sont envoyées à titre d’échantillon, et leur valeur doit être déclarée (même si elle est faible).
Dons et aides humanitaires : Les dons, qu’ils soient destinés à des particuliers ou à des organisations, doivent aussi être accompagnés d’une facture douanière. Cela permet de s’assurer que les produits ne sont pas revendus et de calculer les droits de douane si nécessaire.
Retour de produits pour réparation : La proforma permet de déclarer aux douanes les marchandises retournées, en indiquant que les produits sont envoyés pour réparation (ou maintenance) et qu’ils ne sont pas destinés à la vente. Une fois les réparations terminées, lorsque le produit est renvoyé à son propriétaire, il est nécessaire d’utiliser à nouveau une proforma pour la réimportation.

Les règles à respecter pour éditer votre facture proforma

Les erreurs à ne pas commettre

Tout d’abord, je tiens un émettre un warning quant à l’utilisation du terme « proforma » sur votre facture pour douane. Nous vous conseillons d’éviter d’utiliser ce terme, car il risque d’être confondu avec la notion de valeur provisoire. En effet, le terme « proforma » laisse penser que le document établi est provisoire et qu’il sera ultérieurement révisé. Or, il n’en est rien ! La facture pour douane (ou customs invoice), comme nous préférons l’appeler, est déjà une facture définitive. Entre nous, nous parlerons donc de proforma, mais nous vous conseillons fortement de privilégier le terme de « facture pour douane » sur votre document officiel.

Ensuite, il est indispensable d’indiquer la valeur réelle de vos marchandises. En effet, la déclaration correcte de la valeur des marchandises est une exigence légale dans le cadre du commerce international. La valeur déclarée est la base sur laquelle sont calculés les droits de douane et autres taxes, comme la TVA à l’importation. Si cette valeur est minorée, alors les droits de douane perçus par l’État seront inférieurs à ce qu’ils devraient être. L’entreprise peut donc s’exposer à :

Un retard dans le dédouanement des marchandises, voire un refus d’importation.
Des sanctions sévères : amendes, saisie des marchandises, voire des poursuites pénales. La réputation de l’entreprise peut être compromise.
Des restrictions commerciales avec le pays concerné.
Un audit douanier ou à des enquêtes plus approfondies pour vérifier ses transactions passées.

Les systèmes douaniers de nombreux pays sont de plus en plus sophistiqués et interconnectés, ce qui facilite la détection des irrégularités dans les valeurs déclarées.

Pour être considérée comme valide par les autorités douanières, une facture pour douane doit contenir un certain nombre d’informations précises, dont certaines sont obligatoires, et d’autres facultatives. Nous passerons donc en revue tous les éléments devant être renseignés sur votre facture pour douane.

Les mentions obligatoires sur une proforma

Détails sur l’expéditeur et le destinataire : Vous devrez indiquer le nom et l’adresse complète de l’expéditeur (vendeur) et du destinataire (acheteur). Vous pourrez également renseigner leurs coordonnées (numéros de téléphone, e-mails, etc). Vous pourrez même renseigner un « bill to » si l’adresse de livraison est différente de l’adresse de facturation.
Une description détaillée des marchandises : Cette description comprend la référence de votre article, sa typologie, sa composition, et tout élément permettant d’assurer aux autorités douanières que le code douanier sélectionné correspond bien à la réalité du produit exporté/importé.
Le prix de vente ou la valeur des biens : La valeur totale des biens expédiés (prix unitaire multiplié par la quantité) doit être indiquée. Cela inclut la devise utilisée (euros, dollars, etc.). De nombreuses erreurs sont commises lorsqu’il convient d’indiquer le prix de vente/d’achat des biens exportés/importés via une customs invoice. Même si vos biens sont envoyés à titre gratuit, il conviendra tout de même de déclarer une valeur sur votre facture pour douane. Nous vous conseillons vivement de consulter notre article sur la valeur en douane, afin d’éviter des sanctions pour minoration de valeur.
Le pays d’origine des produits : Par « pays d’origine », nous entendons ici l’origine non préférentielle de vos marchandises.

Les mentions facultatives sur une proforma

Le code douanier du produit (SH code) : Il est recommandé de le renseigner sur votre facture afin de faciliter le traitement des douanes et aider à identifier clairement la nature de la marchandise. En fournissant le code douanier de vos marchandises, vous vous assurerez également qu’elles seront traitées de manière uniforme dans tous les pays. Cela permettra d’éviter des confusions ou des problèmes liés aux différences de terminologie ou de description des produits entre différents pays. Si vous avez des difficultés à déterminer le code douanier de votre produit, nous vous invitons à jeter un œil à notre article « déterminer le code douanier de votre produit« .
Les conditions de vente et d’expédition : Bien que facultative, la mention de l’incoterm sur la facture est recommandée. Cette donnée est indispensable et permettra au déclarant de dédouaner vos marchandises conformément aux conditions de livraison qui ont été conclues. Si aucun incoterm n’est explicitement mentionné, cela peut laisser place à des interprétations, souvent en faveur d’EXW, puisque cet incoterm impose à l’acheteur la majeure partie des obligations. C’est donc souvent perçu comme la position par défaut si rien n’est précisé. Cependant, cela dépend également de la nature de l’accord contractuel entre les deux parties. Pour plus d’informations relatives aux incoterms, cliquez ici.
La mention « sans valeur commerciale » : Cette mention est importante pour éviter toute confusion sur une éventuelle transaction commerciale.

Les mentions spécifiques au régime des retours

Lorsqu’il s’agit d’une proforma pour un retour de marchandises en l’état (dans le cadre du régime des retours), il y a certaines mentions spécifiques à inclure pour que le document soit conforme aux obligations douanières et commerciales.

Vous devrez :

Indiquer clairement qu’il s’agit d’un retour de marchandises en l’état sous le régime des retours. Exemple de mention : « Retour de marchandises non conformes sous le régime des retours. Aucune vente effectuée. Marchandises renvoyées sans modification. »
Ajouter une référence à la facture d’origine liée à l’exportation initiale (numéro de la facture et date d’émission).
Ajouter une description des marchandises retournées complète et identique à celle de la facture initiale, y compris la quantité, la nature et la valeur.
Indiquer la valeur en douane des marchandises (même s’il n’y a aucune facturation).
Indiquer le motif du retour (marchandises défectueuses, non conformes, refusées par le client, etc.). Exemple de mention : « Retour pour non-conformité aux spécifications initiales ».
Renseigner le(s) numéro(s) de déclaration en douane de (ou des) exportation(s) initiale(s).

Toutes les mentions obligatoires vu précédemment doivent également être reportés sur votre facture pour douane pour votre retour de marchandises en l’état. Vous devrez donc reprendre les coordonnées de l’expéditeur (celui qui renvoie les marchandises) et du destinataire (celui qui reçoit le retour), l’incoterm, etc.

Pour plus d’informations sur le régime des retours, nous vous conseillons de consulter notre article sur le sujet, ainsi que le Bulletin Officiel des Douanes (BOD) ici.

Modèles de proforma à télécharger

Pour simplifier la gestion de vos transactions commerciales, nous mettons à votre disposition 2 types de proformas à télécharger gratuitement : un modèle de « proforma » classique, ainsi qu’un modèle de « proforma » spécifique au régime des retours.

Modèle proforma classique
Modèle proforma retours

Vous souhaitez recevoir notre modèle de proforma classique ?

Merci de compléter le formulaire ci-dessous afin de recevoir par mail votre lien de téléchargement.

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FAQ

Si les marchandises sont offertes ou vendues sans un prix défini (échantillons, dons), il est nécessaire d’estimer la valeur commerciale réelle du produit sur le marché. Cette valeur devra être indiquée sur une facture pour douane (customs invoice).

Non, la facture proforma ne peut pas être utilisée pour effectuer un paiement ou pour la comptabilisation. Elle ne déclenche pas une obligation légale de payer, contrairement à une facture commerciale.

Il n’y a pas de durée de validité standard pour une facture proforma. Toutefois, elle doit mentionner une date ou une période pendant laquelle les termes proposés sont valables. Cela permet à l’acheteur de savoir combien de temps il peut se fier aux conditions proposées.

La facture proforma, tout comme la facture commerciale, doit généralement être rédigée en anglais lorsqu’elle est destinée à l’international. Toutefois, elle peut aussi être rédigée dans la langue du pays de destination, si cela est plus approprié pour le destinataire. En France, par exemple, il est possible de la rédiger en français pour un client local, mais une version anglaise est souvent préférable pour des échanges internationaux.

Si la facture est utilisée pour des formalités douanières, elle doit être claire et lisible dans une langue que les douanes du pays concerné peuvent comprendre, ce qui renforce l’usage de l’anglais.