Fiscalité à l’exportation : pourquoi collecter les ECS Sortie est essentiel

La déclaration en douane d’exportation : une étape clé

La déclaration en douane d’exportation est un document officiel soumis aux autorités douanières pour notifier le départ de marchandises hors de l’Union Européenne (UE). Elle est obligatoire dès que des biens quittent le territoire douanier de l’UE.

Cette déclaration reprend notamment les informations relatives à l’expéditeur, le destinataire, la nature des marchandises, la valeur déclarée, ainsi que les codes douaniers associés.

Dans l’UE, cette démarche s’effectue via des systèmes dématérialisés tels que DELTA G (bientôt Delta E).

Les objectifs principaux de cette déclaration d’exportation sont les suivants :

• Assurer la conformité réglementaire : La déclaration en douane permet de garantir que les marchandises importées ou exportées sont conformes aux réglementations commerciales et douanières du pays d’origine, de transit et de destination. En exigeant des informations précises sur les marchandises, elle aide également à prévenir les pratiques illégales comme le trafic de contrefaçons, de produits interdits ou le blanchiment de capitaux.
• Faciliter la gestion fiscale : Elle sert de base pour les exonérations (exemple : TVA à l’exportation) ou pour les régimes douaniers spécifiques.
• Garantir la sécurité et la protection : La déclaration permet de surveiller la sortie de biens pouvant constituer un risque pour la santé publique, la sécurité ou l’environnement (exemple : armes, substances dangereuses). Les produits alimentaires, agricoles ou biologiques sont également contrôlés pour éviter la propagation de maladies ou parasites.
• Contribuer à la traçabilité et à la statistique commerciale : Chaque déclaration crée une trace numérique ou papier, permettant de suivre les marchandises tout au long de leur chaîne logistique. Les données issues des déclarations alimentent les bases nationales et internationales (par exemple, les statistiques d’Eurostat dans l’Union européenne), qui servent à évaluer les flux commerciaux entre pays et orienter les politiques économiques.
• Faciliter le commerce international : La déclaration d’exportation permet de déclarer des origines préférentielles, via des accords commerciaux.

La dimension fiscale de la déclaration d’exportation

• Documents de transport : Ces documents sont parmi les plus probants, car ils attestent physiquement du transport des marchandises à destination d’un pays tiers. Dans le cadre d’un transport aérien, vous pourrez fournir la lettre de transport aérien (LTA) aux autorités douanières. Dans le cadre d’un transport maritime, vous pourrez fournir le connaissement maritime (Bill of Lading). Dans le cadre d’un transport routier, vous pourrez transmettre la lettre de voiture (CMR). Enfin, dans le cadre d’un transport ferroviaire, vous pourrez transmettre le document de transport ferroviaire.
• Preuve de livraison (accusé de réception signé par le destinataire) : Un document attestant que les marchandises ont bien été reçues à destination peut être utilisé, à condition qu’il soit détaillé et accompagné d’informations sur l’exportation.
• Factures commerciales et documents liés : La facture commerciale doit inclure les coordonnées du client situé hors de l’UE, le descriptif des marchandises et l’incoterm. Si le paiement a été effectué depuis un pays tiers, la preuve de paiement peut être un élément complémentaire pour appuyer votre dossier.
• Documents d’expédition : Certains transporteurs peuvent fournir un certificat de sortie confirmant que les marchandises ont été expédiées hors de l’UE. Egalement, si les marchandises ont transité par plusieurs points avant de quitter l’UE, les rapports de transbordement peuvent clarifier le cheminement.
• Échanges de correspondance : Toute correspondance (électronique ou physique) entre vous et le client à propos de la livraison peut être utilisée.
• Preuve de dédouanement dans le pays tiers : Si les marchandises ont été dédouanées dans le pays de destination, la déclaration d’importation constitue une preuve solide.
• Déclaration sur l’honneur : En dernier recours, une déclaration sur l’honneur signée par l’expéditeur peut être utilisée, mais elle a moins de valeur probante et sera souvent complétée par d’autres éléments.

Nos conseils pour gérer au mieux vos exportations

L’ECS Sortie : un outil de contrôle et de traçabilité

L’ECS (Export Control System) est un système électronique de contrôle des exportations, qui assure le suivi des marchandises de leur déclaration initiale jusqu’à leur sortie effective de l’UE.

Une fois la déclaration d’exportation soumise et validée, le système ECS génère un numéro MRN (Movement Reference Number). Il s’agit d’un identifiant unique permettant de suivre l’opération ainsi que la sortie effective des marchandises.

L’état des ECS va varier au cours du suivi de l’exportation des marchandises. Vous verrez régulièrement les abréviations suivantes :

• EEC – ECS En cours de sortie (statut initial) : Les marchandises ont été présentées à la douane et la sortie est en cours de traitement. Ce statut signifie que les démarches pour le départ sont en cours.
• ESO – ECS Sortie : Les marchandises ont quitté le territoire et la sortie a été enregistrée. Ce statut est souvent utilisé comme preuve officielle pour des fins fiscales ou douanières.
• SOR – Sortie : Les marchandises ont été correctement déclarées et ont quitté le territoire douanier de l’Union européenne. Ce statut confirme la sortie effective des marchandises.
• ENF – ECS Non finalisé : La procédure ECS n’a pas pu être finalisée. Cela peut être dû à une erreur dans les données, un manque d’informations ou une interruption du processus.
• EEX – ECS Expiré : Le délai réglementaire pour finaliser le processus ECS a été dépassé. Cela peut nécessiter une action corrective ou une réinitialisation de la procédure.
• ESD – ECS Sortie avec différences : La sortie des marchandises a été constatée, mais des différences ont été relevées entre la déclaration et les marchandises réelles (quantité, description, etc.).
• EBL – ECS Bloqué : Les marchandises ou la procédure sont bloquées, généralement pour des raisons de contrôle douanier ou d’incohérences détectées dans la déclaration.
• EAN – ECS Annulé : La déclaration ECS a été annulée, souvent parce que les marchandises ne quittent plus le territoire ou en cas d’erreur majeure dans les informations soumises.

L’exportation des marchandises en pratique

Les marchandises sont transportées jusqu’au bureau de douane de sortie situé à la frontière (port, aéroport, terminal ferroviaire, etc.). Une notification électronique est envoyée par le transporteur ou le transitaire lorsque les marchandises quittent le site de l’exportateur. Cela informe les douanes que les marchandises se trouvent en transit vers le bureau de sortie. Les douanes peuvent décider d’effectuer un contrôle physique ou documentaire. Si aucun problème n’est détecté, les marchandises sont libérées pour exportation.

Une fois les marchandises prêtes à quitter le territoire douanier (ex. chargement sur un navire ou un avion), une notification de sortie effective est envoyée (message IE518). Cette notification est générée par le transporteur ou le transitaire à partir du système ECS. Le message confirme que les marchandises ont quitté physiquement le territoire douanier de l’UE. Après réception du message IE518, l’ECS met à jour le statut de la déclaration à ESO (Sortie), confirmant la sortie effective des marchandises. Ce statut est la preuve officielle de sortie nécessaire pour les exonérations de TVA.

Une fois la sortie confirmée, la preuve de sortie peut être téléchargée depuis le système douanier. Cette preuve est essentielle pour justifier l’exonération de TVA en cas de contrôle fiscal. Tous les documents douaniers, notifications et preuves doivent être conservés pendant au moins 6 ans pour répondre aux obligations réglementaires.

Impacts économiques et opérationnels

Pour les entreprises exportatrices

Les entreprises exportatrices bénéficient de plusieurs avantages grâce aux exonérations fiscales liées à l’exportation, qui renforcent leur compétitivité sur les marchés internationaux. Une gestion efficace des déclarations douanières et des ECS Sortie contribue à réduire les retards et les surcoûts, minimisant ainsi les risques. Cependant, pour maîtriser ces processus, elles doivent souvent investir dans des logiciels douaniers spécialisés ou organiser des formations pour leurs équipes.

Pour les autorités douanières

Les autorités douanières tirent profit des systèmes électroniques comme l’ECS, qui permettent un meilleur contrôle des exportations. Cela renforce leur capacité à détecter les fraudes ou les erreurs dans les déclarations. Par ailleurs, la dématérialisation des processus optimise leurs ressources en réduisant les charges administratives.

Les évolutions à venir dans le cadre des exportations

Actuellement, le système ECS (Export Control System) est utilisé pour assurer le suivi des exportations. Le transporteur ou l’opérateur est tenu de notifier l’arrivée des marchandises au bureau de douane de sortie, puis de procéder à la notification de sortie une fois les marchandises quittant le territoire douanier de l’Union européenne. Ces notifications permettent à l’exportateur d’obtenir la certification de sortie, nécessaire pour justifier l’exonération de TVA.