La déclaration en douane est un document essentiel dans le commerce international, permettant aux autorités douanières de contrôler et de réguler l’importation et l’exportation des marchandises. Comprendre comment lire et remplir correctement une déclaration en douane est crucial pour éviter des retards, des amendes ou même la saisie de vos marchandises. Cet article vous guidera à travers les différentes sections d’une déclaration en douane typique et vous expliquera comment remplir chaque case de manière appropriée.
Qu’est ce qu’une déclaration en douane ? Il s’agit d’un formulaire officiel que les importateurs et exportateurs doivent soumettre aux autorités douanières lorsqu’ils expédient des marchandises à travers les frontières. Ce document fournit des informations détaillées sur les marchandises, leur valeur, leur origine et d’autres éléments pertinents nécessaires pour calculer les droits de douane et les taxes applicables.
Les déclarations en douane varient en fonction du type de transaction et du pays. Parmi les plus courantes, on trouve :
- La déclaration d’exportation : utilisée pour les marchandises sortant d’un pays
- La déclaration d’importation : utilisée pour les marchandises entrant dans un pays.
- La déclaration de transit : utilisée pour les marchandises transitant par un pays sans y être importées définitivement.
Nous nous concentrerons sur les éléments communs à renseigner sur le Document Administratif Unique (DAU) utilisé dans l’Union Européenne.
Table des matières
Structure générale d’une déclaration en douane
Une déclaration en douane typique est divisée en plusieurs sections ou cases, chacune nécessitant des informations spécifiques.
Voici une vue d’ensemble des principales sections et des conseils sur la manière de les remplir :
Case 1
Type de déclaration (importation – IM / exportation – EX / transit – TR)
Case 2
Nom, adresse complète et numéro d’identification fiscal de l’expéditeur ou de l’exportateur des marchandises
Case 3
Formulaire
Si vous avez plusieurs formulaires pour cette déclaration, indiquez ici le numéro du formulaire (par exemple, 1 de 3)
Case 5
Numéro d’inscription
Ne remplissez généralement pas cette case, à moins que les autorités douanières vous demandent d’inscrire un numéro particulier
Case 6
Nombre total d’articles Indiquez le nombre total d’articles (lignes de produits distincts) couverts par la déclaration. Chaque produit différent en termes de description ou de code douanier constitue un « article ».
Case 7
Référence de l’expédition Cette case est souvent utilisée pour insérer un numéro de référence interne à l’entreprise ou une référence de commande d’achat, pour faciliter le suivi.
Case 8
Destinataire/importateur
Entrez le nom, l’adresse complète et le numéro d’identification fiscal du destinataire des marchandises (l’importateur dans le cas d’une importation).
Case 14
Déclarant/représentant
Si vous utilisez un représentant pour faire votre déclaration, inscrivez ici ses coordonnées, y compris son numéro EORI. Si vous réalisez la déclaration vous-même, laissez cette case vide ou remplissez vos propres coordonnées.
Case 15
Pays d’expédition/destination Indiquez le code du pays où les marchandises proviennent/sont expédiées.
Case 17
Pays de destination finale Indiquez le code à deux lettres du pays où les marchandises seront finalement utilisées ou consommées.
Case 18
Moyen de transport à la sortie
Entrez les informations concernant le moyen de transport utilisé pour l’exportation ou l’importation. Cela peut inclure le numéro de vol pour l’avion, le numéro de la plaque du camion ou le nom du navire maritime.
Case 20
Conditions de livraison
Indiquez l’Incoterm applicable (EXW, FOB, CIF, DDP, etc.), qui détermine les responsabilités du vendeur et de l’acheteur.
Case 21
Type de déclaration (importation – IM / exportation – EX / transit – TR)
Case 22
Devise et valeur de facturation
Indiquez la monnaie utilisée dans la transaction et la valeur totale de la facture.
Case 23
Taux de change
Si la transaction a été réalisée dans une monnaie étrangère, indiquez ici le taux de change applicable au moment de la déclaration. Il est généralement fourni par l’administration douanière.
Case 24
Nature de la transaction
Utilisez un code pour décrire le type de transaction commerciale (par exemple, 11 pour une vente commerciale normale, 21 pour un retour de marchandises).
Case 25
Mode de transport à la frontière
Indiquez le code correspondant au moyen de transport utilisé pour traverser la frontière, comme : transport aérien (7), transport maritime (1), transport routier (4), transport ferroviaire (5)
Case 26
Mode de transport intérieur
Indiquez le moyen de transport utilisé à l’intérieur du pays d’importation ou d’exportation. Cela peut être le même que dans la case 25 ou un autre moyen de transport.
Case 30
Localisation des marchandises
Indiquez où les marchandises se trouvent au moment de l’établissement de la déclaration douanière (nom de l’entrepôt, zone de stockage).
Case 31
Description des marchandises
Fournissez une description claire et précise des marchandises. Cette description doit correspondre à celle figurant sur la facture commerciale et doit être suffisamment détaillée pour permettre l’identification du code douanier approprié.
Case 33
Code des marchandises
Inscrivez le code douanier pour chaque article. Ce code détermine les droits de douane applicables.
Case 34
Code pays d’origine
Indiquez le code à deux lettres du pays d’origine des marchandises.
Case 35/38
Masse brute/nette
Indiquez la masse brute/nette des marchandises, c’est-à-dire leur poids avec/sans emballage, exprimée en kilogrammes.
Case 37
Régime douanier
Indiquez ici un code à quatre chiffres correspondant au régime douanier demandé. Par exemple, 4000 pour une mise à la consommation, ou 1000 pour une exportation définitive.
Case 40
Déclaration sommaire/document précédent
Si les marchandises ont déjà fait l’objet d’une déclaration préalable, indiquez ici le numéro de cette déclaration.
Case 44
Informations complémentaires
Cette case est utilisée pour fournir des informations supplémentaires requises par les douanes ou des références à des documents joints, tels que la facture commerciale, le certificat d’origine, etc.
Case 46
Valeur statistique
Indiquez la valeur statistique des marchandises, c’est-à-dire leur valeur à la frontière d’exportation ou d’importation, hors taxes et frais de transport.
Case 47
Calcul des impositions
Cette case est utilisée pour calculer les droits de douane, la TVA, et tout autre taxe applicable. Les montants sont calculés en fonction de la valeur des marchandises, du code douanier et des accords commerciaux en vigueur.
Étapes pour remplir une déclaration en douane
Plusieurs étapes doivent être effectuées en amont du remplissage du formulaire de la déclaration en douane.
- Collecte des informations : Rassemblez toutes les informations nécessaires, y compris les factures commerciales, les certificats d’origine, et les détails du transport.
- Identification des codes HS : Déterminez les codes tarifaires appropriés pour chaque marchandise.
- Calcul de la valeur en douane : Calculez la valeur des marchandises en tenant compte du coût, de l’assurance et du fret.
- Détermination de l’origine : Vérifiez les critères d’origine des accords commerciaux pertinents.
- Sélection de l’incoterm : Choisissez l’incoterm qui correspond à votre accord de vente.
- Remplissage du formulaire : Remplissez chaque section du formulaire de manière précise et complète.
- Vérification et signature : Relisez attentivement toutes les informations avant de signer et de soumettre la déclaration.
Conseils pratiques pour remplir une déclaration en douane
- Exactitude et précision : Toutes les informations doivent être exactes. Les erreurs peuvent entraîner des retards ou des sanctions.
- Utilisation des outils informatiques : De nombreux logiciels douaniers (tels qu’Easylog ou Conex) facilitent le processus de dédouanement et de soumission des déclarations en douane.
- Formation et expertise : Envisagez de former votre personnel ou de faire appel à des experts en douane pour garantir la conformité.
- Documentation complète : Conservez toutes les copies des déclarations et des documents justificatifs pour référence future et en cas de contrôle.
- Suivi des changements réglementaires : Les régulations douanières peuvent changer. Restez informé des mises à jour pour assurer la conformité continue.
Plusieurs organismes proposent des formations afin d’apprendre à analyser une déclaration en douane, dont l’ODASCE.
Erreurs courantes à éviter
L’établissement d’une déclaration en douane est une tâche délicate, et des erreurs peuvent entraîner des conséquences financières et opérationnelles graves, comme des amendes, des retards dans les expéditions ou des litiges avec les autorités douanières. Voici une liste des erreurs courantes à éviter lors de la soumission d’une déclaration en douane !
Mauvaise classification des marchandises
Utiliser un code douanier incorrect dans la case 33 de la déclaration en douane peut entraîner des droits de douane erronés,, ou des pénalités, si les autorités douanières estiment que l’entreprise tente de payer moins de droits ou de contourner les restrictions commerciales.
Comment éviter ? La description des produits doit être suffisamment détaillée pour choisir le code exact. Utilisez le bon code douanier en consultant un expert douanier ou en utilisant des bases de données fiables. Nous vous conseillons l’utilisation d’un de ces 5 outils d’aide au classement tarifaire.
Valeur incorrecte des marchandises
Déclarer une valeur incorrecte des marchandises, soit trop basse, soit trop élevée dans la case 22 de la déclaration en douane peut entraîner des sanctions et des pénalités. La surévaluation peut entraîner des paiements de droits de douane excessifs. Dans les deux cas, cela peut déclencher un audit douanier.
Comment l’éviter ? Assurez-vous que la valeur déclarée correspond à la facture commerciale et inclut les coûts associés (frais de transport, assurance, etc.) si nécessaire.
Erreur de pays d’origine
Indiquer un pays d’origine incorrect dans la case 34 de la déclaration en douane peut compromettre l’accès aux régimes tarifaires préférentiels, comme ceux prévus par les accords de libre-échange. En cas de fraude, des sanctions sévères peuvent être appliquées.
Comment éviter ? Vérifiez que l’origine des marchandises est conforme aux critères d’origine définis dans les accords commerciaux applicables.
Omission ou mauvaise déclaration des documents annexes
Ne pas joindre les documents nécessaires comme le certificat d’origine, les autorisations d’exportation/importation peut entrainer le rejet ou le retard de la validation de la déclaration en douane. Cela peut également entraîner des amendes pour non-conformité.
Comment l’éviter ? Préparez en avance tous les documents exigés pour l’importation ou l’exportation des marchandises et joignez-les dans la case 44 de la déclaration en douane.
Mauvaise utilisation du régime douanier
Indiquer un code de régime douanier incorrect dans la case 37 de la déclaration en douane (par exemple, en confondant une mise à la consommation avec un régime de transit) peut entrainer la mauvaise évaluation des droits et taxes à l’importation, des retards ou des frais supplémentaires. Dans certains cas, cela peut bloquer les marchandises en douane.
Comment l’éviter ? Assurez-vous de connaître le régime douanier applicable à l’opération commerciale, qu’il s’agisse d’une mise à la consommation, d’un transit, ou d’un régime temporaire.
Erreurs dans la détermination des frais de transport et d’assurance
Omettre ou mal calculer les frais de transport ou d’assurance dans la valeur des marchandises peut fausser la valeur en douane des marchandises, affectant ainsi le calcul des droits de douane.
Comment l’éviter ? Si les incoterms appliqués incluent le transport ou l’assurance dans la valeur en douane (par exemple CIF – Cost, Insurance, and Freight), assurez-vous de les intégrer correctement dans la déclaration.
Mauvaise description des marchandises
Fournir une description vague ou incorrecte des marchandises dans la case 31 de la déclaration en douane peut retarder le dédouanement. Les autorités douanières peuvent exiger des éclaircissements et/ou appliquer des sanctions si elles estiment que l’entreprise a délibérément tenté de tromper.
Comment l’éviter ? Utilisez une description précise et complète des marchandises, qui correspond à la facture commerciale et permet une identification facile par les douanes.
Non-conformité avec les restrictions et interdictions
Ne pas vérifier si les marchandises sont soumises à des restrictions, des quotas ou des interdictions dans le pays d’importation ou d’exportation peut entrainer des complications. Les marchandises peuvent être saisies et des sanctions ou des amendes peuvent être appliquées. L’entreprise risque également de subir des retards importants dans la livraison des marchandises.
Comment l’éviter ? Vérifiez systématiquement si les marchandises sont soumises à des restrictions spécifiques, des licences ou des interdictions dans le pays de destination. Vous pouvez consulter les bases de données douanières ou faire appel à un courtier en douane pour vous assurer de la conformité.
Utilisation incorrecte des incoterms
Une mauvaise utilisation des incoterms peut entraîner des erreurs dans la détermination des coûts de transport, d’assurance et de douane, entraînant des complications financières et juridiques.
Comment l’éviter ? Assurez-vous de bien comprendre les responsabilités liées aux Incoterms choisis pour chaque transaction commerciale (par exemple, qui est responsable du paiement des droits de douane ou du transport) et de les indiquer correctement dans la déclaration.
Absence ou erreur dans la gestion du numéro EORI
Oublier de mentionner ou mal déclarer le numéro EORI (Economic Operators Registration and Identification) dans la case 2 ou 8 de la déclaration en douane peut entraîner des retards importants dans le traitement douanier ou le refus de la déclaration.
Comment l’éviter ? Vérifiez que l’entreprise possède un numéro EORI valide et qu’il est correctement indiqué dans la déclaration en douane. Si vous n’en avez pas, il est nécessaire de s’enregistrer auprès des autorités douanières avant de soumettre la déclaration.
Mauvais choix du mode de transport
Indiquer un mauvais mode de transport dans la case 25 et/ou 26 de la déclaration en douane peut entraîner des incohérences dans la déclaration, des retards de dédouanement ou des problèmes de conformité.
Comment l’éviter ? Vérifiez le moyen de transport utilisé (par exemple, maritime, aérien, routier) et assurez-vous d’utiliser les bons codes. Ce renseignement doit correspondre aux documents de transport.
Erreur dans la quantité ou le poids des marchandises
Fournir des informations incorrectes sur la quantité ou le poids des marchandises dans la case 35 et/ou 38 de la déclaration en douane peut entraîner des problèmes avec les douanes, des recalculs des droits de douane ou des inspections supplémentaires, retardant le processus de dédouanement.
Comment l’éviter ? Assurez-vous de bien peser les marchandises et de vérifier les quantités avant de les déclarer. Utilisez les informations figurant sur les documents de transport ou les factures commerciales pour remplir ces cases avec précision.
Mauvaise gestion des délais
Les retards dans la soumission de la déclaration peuvent entraîner des amendes ou des retards d’expédition. De plus, une soumission prématurée peut être rejetée si les documents ne sont pas en ordre.
Comment l’éviter ? Respectez les délais spécifiques de dépôt des déclarations, qui peuvent varier en fonction des pays et des régimes douaniers. Planifiez suffisamment à l’avance pour avoir tous les documents requis au moment de l’expédition.
Non-respect des exigences de conformité à la sécurité
Omettre de fournir des informations obligatoires sur la sécurité des marchandises (par exemple, dans le cadre de programmes comme l’Import Control System (ICS) dans l’UE) peut entraîner des retards, des inspections supplémentaires ou des sanctions pour non-conformité.
Comment l’éviter ? Assurez-vous de comprendre les exigences de sécurité et de conformité pour les marchandises que vous importez ou exportez, en particulier si elles sont considérées comme sensibles ou dangereuses.
Comment corriger les erreurs sur la déclaration en douane ?
Les demandes de rectification et d’invalidation de déclarations en douane sont des procédures permettant de corriger ou d’annuler une déclaration douanière déjà soumise. Elles visent à remédier à des erreurs ou à des situations imprévues après la soumission d’une déclaration. Les deux procédures sont encadrées par des règles spécifiques et doivent être gérées avec soin pour éviter les pénalités ou les retards.
La demande de rectification de la déclaration en douane
La rectification concerne la correction d’erreurs ou d’informations inexactes dans une déclaration douanière déjà soumise, mais avant que les autorités douanières aient procédé au dédouanement définitif.
Quand demander une rectification ?
La rectification est utilisée lorsqu’une erreur matérielle est constatée après la soumission de la déclaration mais avant la mise en libre pratique (libération) des marchandises ou le paiement des droits et taxes. Voici quelques exemples où une demande de rectification peut être nécessaire :
- Erreur dans le code tarifaire (SH) des marchandises
- Mauvaise valeur déclarée des marchandises
- Quantité incorrecte de marchandises
- Mauvais pays d’origine ou de destination
Procédure de rectification
La demande de rectification doit être soumise aux autorités douanières dès que l’erreur est détectée. La procédure varie légèrement en fonction des pays, mais elle inclut généralement les étapes suivantes :
- Identification de l’erreur : L’entreprise ou son représentant (comme un courtier en douane) doit repérer l’erreur dans la déclaration douanière.
- Soumission d’une demande : La demande de rectification doit être soumise aux douanes via un formulaire officiel ou une plateforme électronique (comme DELTA en France). La demande doit inclure les détails de la déclaration initiale et les corrections à apporter.
- Délai : La rectification doit être demandée avant la libération des marchandises (mise en libre pratique ou exportation définitive). Après cette étape, d’autres procédures (comme les demandes de remboursement) peuvent être nécessaires.
- Approbation des douanes : Les autorités douanières examineront la demande et, si elle est acceptée, autoriseront la correction de la déclaration initiale.
Conditions à respecter
- La rectification n’est généralement possible que si elle concerne des erreurs matérielles ou des informations factuelles.
- La demande doit être soumise avant le dédouanement définitif, c’est-à-dire avant que les marchandises aient été libérées par la douane ou avant que les droits aient été payés.
- Certaines administrations douanières imposent un délai strict pour la soumission d’une demande de rectification après la déclaration initiale (par exemple, 30 jours).
En France, si une erreur est détectée sur une déclaration en douane soumise via DELTA, une demande de rectification peut être initiée en utilisant la fonctionnalité de correction disponible dans le système.
La demande d’invalidation de la déclaration en douane
L’invalidation permet d’annuler une déclaration en douane dans son intégralité. Elle est utilisée lorsque la déclaration ne doit plus être considérée comme valide en raison de circonstances exceptionnelles ou d’une erreur fondamentale.
Quand demander une invalidation ?
L’invalidation intervient dans des situations où la déclaration ne doit plus être prise en compte, par exemple :
- Les marchandises n’ont pas été expédiées
- Un changement dans la transaction commerciale (annulation de la vente ou de l’achat)
- Les marchandises déclarées ne correspondent pas aux marchandises expédiées
- La déclaration a été soumise par erreur ou en double
Procédure d’invalidation
- Identification de la nécessité d’invalidation : L’exportateur/importateur ou son représentant détecte qu’une déclaration doit être annulée (par exemple, suite à une erreur de soumission).
- Demande d’invalidation : Une demande formelle d’invalidation est adressée aux autorités douanières, généralement par un formulaire ou une interface électronique (comme DELTA en France).
- Délai : La demande doit être soumise rapidement après la soumission de la déclaration. Dans l’Union européenne, les douanes acceptent généralement une demande d’invalidation dans un délai de 90 jours après la date de la déclaration initiale, tant que les marchandises ne sont pas encore libérées.
- Examen des douanes : Les douanes vérifient que l’invalidation est justifiée. Si la demande est acceptée, la déclaration initiale est annulée, et les marchandises, si elles ont été retenues, peuvent être libérées sans traitement supplémentaire.
Conditions à respecter
- Les marchandises ne doivent pas avoir quitté le territoire douanier (dans le cas d’une exportation) ou ne doivent pas avoir été mises en libre pratique (pour une importation).
- La demande d’invalidation doit être soumise rapidement après la constatation de l’erreur ou de la modification dans la transaction commerciale.
- Si les droits de douane ont déjà été acquittés, une demande de remboursement peut être nécessaire en parallèle de l’invalidation.
En France, en cas d’erreur ou d’annulation de l’expédition, une demande d’invalidation peut être soumise directement via DELTA.
