Comment importer un produit dans l'UE : notre guide exclusif

Importer un produit dans l’UE demande une bonne organisation et la maîtrise de plusieurs aspects réglementaires, logistiques et fiscaux. En suivant les étapes décrites dans notre guide ci-dessous, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir vos importations, éviter les erreurs de débutant et créer une relation durable avec vos fournisseurs étrangers.

Table des matières

Téléchargez gratuitement notre checklist pour une importation réussie

Accédez à une liste complète des tâches à effectuer avant votre commande, lors de la négociation avec votre fournisseur, lors du transport/dédouanement, à la réception de votre commande et après importation.

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Obtenir un numéro EORI : votre sésame pour importer

Avant toute démarche d’importation, vous devez disposer d’un numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification). Ce numéro unique est requis pour identifier votre entreprise auprès des douanes de l’Union Européenne. Il est délivré gratuitement par les services douaniers français via le service en ligne SOPRANO. Sans ce numéro, aucune déclaration en douane ne pourra être déposée.

Lisez notre article ici pour tout savoir sur le numéro EORI.

Vérifier que le produit peut être exporté depuis le pays d’origine

Tous les produits ne peuvent pas forcément sortir librement de leur pays d’origine. Avant d’acheter, vous devez vérifier que le produit ne fait pas l’objet de restrictions ou d’interdictions à l’exportation.

Par exemple, certains objets culturels, produits agricoles ou matières premières sensibles peuvent nécessiter une licence d’exportation. Assurez-vous également que votre fournisseur est autorisé à exporter ces biens.

Vérifier les conditions pour importer votre produit

Il est tout aussi crucial de s’assurer que le produit est conforme aux normes européennes. Cela passe par trois vérifications principales :

L’identification du code douanier (code TARIC), qui déterminera les droits de douane et les mesures de sécurité applicables
La détermination de l’origine préférentielle du produit (selon les accords de libre-échange en vigueur), qui pourrait vous faire bénéficier d’une exonération ou d’une réduction de droits de douane
Le respect des normes techniques et de sécurité françaises ou européennes, comme le marquage CE pour certains produits, ou encore les obligations d’étiquetage (composition, origine, sécurité…)

Bien négocier les termes de la vente

Une bonne importation commence par une bonne négociation commerciale. Discutez avec votre fournisseur de tous les aspects :

Le mode de transport (maritime, aérien, routier) : Il devra être choisi en fonction du volume, du budget et du délai.
L’incoterm choisi : Il permettra de déterminer la répartition des coûts, risques et responsabilités entre le vendeur et l’acheteur. Pour garder la main sur les formalités douanières françaises, il est préférable d’éviter l’Incoterm DDP (Delivered Duty Paid), qui donne la main au vendeur étranger sur le dédouanement à l’importation. Préférez plutôt les Incoterms DAP (Delivered at Place) ou DPU (Delivered at Place Unloaded), où vous restez responsable du dédouanement à l’arrivée. La liste des différents incoterms est disponible ici.
Les délais de production et d’expédition
Le type et la qualité de l’emballage
La gestion des produits non conformes ou défectueux
Les documents à fournir : facture commerciale, liste de colisage (packing list), certificat d’origine, certificat de conformité, certificat EUR-1, etc

Dans certains cas, une inspection avant expédition (Pre-Shipment Inspection) peut être recommandée, surtout pour les produits techniques ou les fournisseurs que vous ne connaissez pas encore.

Sécuriser le paiement au fournisseur

Le paiement est souvent source de stress dans une première opération d’import. Pour limiter les risques, privilégiez des conditions comme un acompte à la commande et un solde à l’expédition ou à réception. Pour les montants importants ou dans des pays sensibles, utilisez des solutions sécurisées comme le crédit documentaire (lettre de crédit) ou la remise documentaire, qui protègent acheteur et vendeur avec l’intervention d’une banque.

Organiser le transport

L’organisation du transport dépend directement de l’incoterm négocié avec votre fournisseur. En effet, selon les responsabilités fixées :

Si vous avez opté pour un Incoterm comme DAP ou DDP, le fournisseur s’engage à organiser tout ou partie du transport jusqu’à votre adresse ou jusqu’au point convenu.
Si vous avez choisi un Incoterm tel que EXW, FCA, FOB ou CFR, c’est à vous, l’importateur, d’organiser le transport principal jusqu’en France. Vous devrez donc prendre contact avec votre transporteur afin que les marchandises soient enlevées et livrées au point d’arrivée en France.

Transmettre tous les documents à votre transitaire ou représentant en douane

Pour que votre marchandise passe la douane sans encombre, vous devez transmettre un dossier complet à votre transitaire ou représentant en douane enregistré (RDE). Celui-ci se chargera de la déclaration en douane et du dédouanement. Le dossier devra comprendre :

La facture commerciale
La packing list (PL)
Le document de transport (connaissement, lettre de transport aérien …)
Le numéro EORI de votre entreprise
Le code douanier du produit
L’origine du produit
L’incoterm négocié
Le régime douanier souhaité (mise à la consommation ou régime particulier à appliquer)

Conserver les documents douaniers

Une fois le dédouanement effectué, vous devez archiver tous les documents liés à l’importation. En France, l’administration fiscale impose une conservation de 3 ans pour les documents comptables, tandis que la douane impose une conservation de 5 ans pour tout document ayant servi à l’établissement de la déclaration en douane. Cela inclut la facture, la packing-list, la déclaration en douane, les preuves d’origine (EUR-1, EUR-MED, etc).

Comprendre et gérer l’autoliquidation de la TVA à l’import

Depuis le 1er janvier 2022, la TVA à l’importation est autoliquidée pour les entreprises assujetties. Cela signifie que vous ne payez plus la TVA à la douane, mais que vous la déclarez et déduisez directement dans votre déclaration de TVA (CA3). Cette mesure améliore la trésorerie, mais elle impose de bien contrôler vos déclarations. Attention aux Incoterms comme le DDP, où la TVA peut être facturée à tort par le vendeur étranger.

Rester informé et en conformité

Enfin, l’importation n’est pas un acte ponctuel : c’est un processus qui doit rester conforme dans la durée. Vous devez effectuer une veille réglementaire régulière sur les droits de douane, les règles d’origine, les produits interdits, les restrictions, etc. Utilisez les ressources officielles comme :